Assistant administratif

Dans le cadre de votre fonction, sous la direction du Responsable du service téléphone ou de son adjoint, vous faites le lien téléphonique permanent entre le client pharmacien et l'établissement :

• appeler les clients à partir d'une liste d’appels
• saisir la commande du pharmacien, la répéter pour vérification
• lors de l’encodage des commandes dans le système informatique, s’assurer qu’il n’y ait pas de message d’avertissement et d’éléments bloquants
• si nécessaire, renseigner les clients (ex. renseignement technique) ou orienter sur le service concerné (ex. renseignement thérapeutique)
• enregistrer et prendre en charge les réclamations et les demandes particulières ; traiter ou transmettre au service concerné
• accueillir les appels extérieurs, dans un délai maximum de 3 à 4 sonneries
• relever les répondeurs
• saisir des commandes transmises par fax ou par mail
• noter avec précision les messages (objet, coordonnées, urgence…)
• pour les personnes polyvalentes, participer aux activités d’un autre service de la distribution et au préparatoire
• classer et mettre à jour des documents (ex. notes, …)
• participer aux inventaires