Administratief medewerker onthaal - Dienst Toerisme en Marketing

Voor Gemeentebestuur Knokke-Heist zijn we op zoek naar een administratief medewerker onthaal Dienst Toerisme en Marketing.

TAKENPAKKET:

Op een klantvriendelijke en correcte manier informatie verstrekken aan bezoekers van de dienst Toerisme en ook aan aanvragers van informatie via telefoon, e-mail en andere kanalen, zodat het imago en aanbod van Knokke-Heist maximaal ondersteund worden. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

• Verstrekken van correcte informatie aan de bezoekers van de balie en indien nodig correct doorverwijzen van klanten naar andere dienstverleningsinstellingen;
•  Correct beantwoorden van e–mails;
•  Correct afhandelen van telefonische aanvragen

Algemene administratieve ondersteuning van promotionele acties op diverse wijzen en in verschillende talen, zodat alle contacten en correspondentie volledig en vlot kunnen verlopen. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

• Structureren en actualiseren van diverse specifieke adressenbestanden en het algemene adressenbestand, rekening houdend met vooropgestelde richtlijnen;
• Klachten behandelen op een correcte manier;
• Verzamelen van informatie over de voorziene activiteiten en evenementen en deze correct aanvullen in de database en op de website. De evenementenlijst kunnen doorsturen indien dit wordt gevraagd;
• Bijhouden statistieken van: infraroodtellers, bezoekers balie, mailverkeer, hotelbezetting, bedelingen enz….;
•  Bedelingen voorbereiden voor verspreiding brochures, folders en het uitvoeren van deze folderbedeling en de nodige feedback geven aan de balieverantwoordelijken;
•  Gestructureerde uitvoering van inventarisatie handelspanden;
• Bijhouden en opvolgen van een correct voorraadbeheer, tijdig melden aan de leidinggevenden dat een bepaald product is uitgeput;
• Overige taken m.b.t. administratie.

Algemene ondersteuning en helpen bij de uitwerking van de toeristische projecten van de dienst Communicatie Vrije Tijd. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

• Ondersteuning bieden aan het redactieteam van de sociale media;
• Bewerkstelligen dat informatie op de toeristische website correct en volledig is;
• De toeristische website seizoensgericht inkleden met passende foto’s;
• Gegevens verzamelen voor de opmaak van brochures en folders;
• Nalezen van brochures en folders en opmerkingen toevoegen; - Beheer van de beeldendatabank (passende trefwoorden en collecties aanmaken);
• Zorgen voor vertaling van brochures/folders/website;
• Aanpassen van website en database bij nieuwe brochures;
• Bijhouden van de affiches en baches;

Zorgen voor orde, netheid en een goede presentatie in de baliezaal en de vergaderzalen. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

• Orde handhaven van de baliezaal en andere lokalen;
•  Aanvullen in de baliezaal van brochures, folders en kranten;
•  Verwijderen van brochures, folders en kranten die over datum zijn;
• Klaarzetten en op orde zetten van de vergaderzalen voor en na vergaderingen;
• Afval op een correcte manier deponeren en het karton op de juiste plaats geordend stapelen;
• Dagelijks controleren van de openbare toiletten op onregelmatigheden en erop toezien dat het handicap toilet altijd open blijft.