Administratief medewerker Natuur-en milieueducatie De Ruigte

Start People rekruteert voor Stad Gent in samenwerking met natuur- en milieueducatie De Ruigte een Administratief Medewerker. Ben jij goed georganiseerd, werk je graag zelfstandig en wil je een belangrijke bijdrage leveren aan de ondersteuning van educatieve activiteiten? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve en praktische ondersteuning van de educatieve werking bij NME De Ruigte. Dankzij jouw inzet kunnen de activiteiten soepel verlopen.

Takenpakket: 

Online reservatietool voor klasbezoeken:

• Je zorgt voor de afstemming van het aanbod en de beschikbaarheid in overleg met de leidinggevende.
• Je behandelt de reserveringsaanvragen van scholen: controleert de data, inhoud, beschikbaarheid van gidsen, bevestigt reserveringen naar de scholen en gidsen, en houdt alles nauwkeurig bij in Excel en de reservatietool.
• Je volgt het e-mailverkeer en telefoons met betrekking tot klasreserveringen en de werking, steeds in overleg met de leidinggevende.
• Je houdt zicht op het wekelijkse en dagelijkse programma en verzorgt de administratieve details op de dag van het klasbezoek.
• Je deelt wekelijks de agenda, zowel online als offline, met gidsen en collega’s.

Ondersteuning van de werking van NME De Ruigte en samenwerking met het educatieteam:

• Je ontvangt gidsen, leerkrachten en bestellingen, en zorgt voor een vlotte administratie.
• Je bestelt kantoormateriaal en houdt de voorraden up-to-date.
• Je verwerkt prestatiefiches en zorgt voor de nodige administratieve opvolging.
• Je maakt afsprakennota’s en zorgt voor heldere documentatie van afspraken.
• Je notuleert tijdens teamvergaderingen en stelt de verslagen op.
• Je kopieert verslagen en andere documenten en verwerkt de post efficiënt.