Onthaalmedewerker Sociaal Huis

Voor OCMW Knokke-Heist zijn we op zoek naar een Onthaalmedewerker Sociaal Huis:

Geven van concrete info:

• Garanderen van een klantvriendelijk onthaal aan de balie;
• Beantwoorden van telefonische infovragen;
•  Meegeven van folders;
• Beantwoorden van mails en brieven volgens afspraak met diensthoofd en derden.

Gericht doorverwijzen: 

• Gericht doorverwijzen in functie van samenwerkingsprotocol met de verschillende ‘inwonende partners’;
• Gericht doorverwijzen volgens kennis van de sociale kaart.

Afhandelen van basistaken aan de balie: 

• Uitoefenen van een brievenbusfunctie voor derden: in ontvangst nemen van documenten en afleveren van documenten in functie van samenwerkingsprotocol met de verschillende ‘inwonende partners’;
• Invullen van eenvoudige formulieren binnen een korte tijdspanne (3-minutenregel);
• Afleveren van documenten volgens samenwerkingsprotocol (bv doe-bonnen);
• Verlenen van assistentie bij het opladen van de budgetmeterkaart alsook bemiddelen bij evt. daaraan verbonden problemen.

Verrichten van administratieve taken:

• Zorgen voor het badgebeheer en onthaal van leveranciers;
• Opvolgen van reservaties van vergaderzalen en de daaraan verbonden communicatie naar de nethouders;
• Opvolgen van aanwezigheden in functie van doorverwijzen;
• Verantwoordelijkheid dragen voor het bijhouden van de afficheborden en folderrekken;
• Registreren van alle vragen in cliënt onthaaltraject (COT);
• Aanleveren van tabellen en cijfermateriaal vanuit COT en Access voor de opmaak van kwartaalrapportages en jaarverslagen;
• Opmaken van attesten;
• Verzorgen van input van steun/facturen voor apotheek, rusthuisopname en taxikaarten;
• Uitvoeren van reprografie-taken en opmaken van foutenlijst ministerie;
• Online aanmaken van NMBS tickets voor cliënten;
• Post: inschrijven van de briefwisseling en verzorgen van verzendingen;
• Lokale advies commissie (LAC): uitvoeren van de administratieve voorbereiding en verzorgen van de briefwisseling.